Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Fassung: Entwurf 2026-10-12 · Anbieter: JuNa Web UG (haftungsbeschränkt)

Offen: Dieser Text ist ein Entwurf ohne Rechtsprüfung. Er beschreibt, wie das Produkt heute arbeitet, und ist die Vorlage für den Anwalt. Bis zur Freigabe läuft die App nur im Testmodus: Es kommt kein Vertrag zustande und es wird nichts berechnet.

Dieser Vertrag regelt, wie die JuNa Web UG (haftungsbeschränkt) (Auftragsverarbeiter) personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) verarbeitet, wenn der Kunde NexJu AI auf seiner Website einsetzt. Er wird bei der Einrichtung zusammen mit den Geschäftsbedingungen abgeschlossen; Zeitpunkt und Fassung werden festgehalten.

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist der Betrieb des digitalen Assistenten auf der Website des Kunden und, wenn der Kunde sie einschaltet, auf einer eigenen Seite des Assistenten: Fragen von Besuchern beantworten, Anfragen aufnehmen und weiterleiten und, wenn der Kunde seinen Kalender verbunden hat, Termine buchen. Der Vertrag gilt, solange das Abo läuft, und darüber hinaus, bis alle Daten gelöscht sind.

2. Art der Daten und betroffene Personen

• Betroffene Personen: Besucher der Website des Kunden, die den Assistenten nutzen.
• Chat-Nachrichten: was ein Besucher in den Chat schreibt, und die Antworten. Sie werden nur zur Beantwortung verarbeitet und beim Auftragsverarbeiter nicht gespeichert. Der Verlauf liegt im Browser des Besuchers, solange die Seite offen ist, und wird mit jeder neuen Nachricht mitgeschickt. Mit jeder Nachricht kommen Pfad und Titel der Seite mit, von der geschrieben wird (ohne den Teil nach dem Fragezeichen); auch sie werden nicht gespeichert.
• Anfragen: Anliegen, Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und freiwillige Angaben (Rückrufwunsch, Erreichbarkeit, Hinweis, weitere Angaben, die der Kunde abfragen lässt). Gespeichert wird eine Anfrage erst, wenn der Besucher die Zusammenfassung gesehen, eingewilligt und selbst abgeschickt hat.
• Fotos zu einer Anfrage, wenn der Kunde das eingeschaltet hat: höchstens drei Bilder. Der Browser des Besuchers verkleinert sie und speichert sie neu; Aufnahmedaten der Kamera (zum Beispiel der Ort) fallen dabei weg. Die Bilder liegen in einem privaten Speicher, sind nur über das Konto des Kunden abrufbar und werden mit der Anfrage gelöscht.
• Termine, wenn der Kunde seinen Kalender verbunden hat: Name und E-Mail-Adresse des Besuchers und die gewählte Zeit. Sie gehen erst nach Einwilligung und Klick des Besuchers an den Kalender des Kunden. Beim Auftragsverarbeiter bleibt nur, dass und wann gebucht wurde.
• Kopie an den Besucher, wenn der Kunde das eingeschaltet hat: Hat der Besucher eine E-Mail-Adresse genannt, bekommt er seine Anfrage als E-Mail.
• Zähldaten ohne Inhalt: Anzahl der Gespräche und Nachrichten je Monat, eine gekürzte, nicht umkehrbare Kennung der Sitzung, der Hostname der Website, Zeitpunkt, Kosten der Antwort, Zahl der Bewertungen „hilfreich“ und „nicht hilfreich“. Aus den Zeitpunkten entsteht die Auswertung im Konto (Gespräche je Stunde und Wochentag). Die Zeitpunkte werden nach 400 Tagen gelöscht.
• Nicht verarbeitet werden: Cookies, IP-Adressen in der Datenbank, Standortdaten, Profile über Besucher. Der Dienstleister für den Serverbetrieb verarbeitet IP-Adressen technisch bedingt beim Abruf.

Besondere Arten personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten) sind nicht Gegenstand des Auftrags. Der Assistent wird deshalb für Heilberufe, Rechts- und Steuerberatung sowie Finanz- und Versicherungsberatung nicht angeboten. Ausschließen lässt sich nicht, dass ein Besucher von sich aus solche Angaben in den Chat schreibt.

3. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur für den beschriebenen Zweck und nach den Weisungen des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen, die der Kunde im Konto vornimmt (Wissen, Geschäfts-E-Mail und weitere Empfänger, Webhook, Kanal bei Slack oder Teams, Kalender, Fotos, Kopie an den Besucher, Löschfrist). Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Kunden darauf hin.

Empfänger, die der Kunde selbst einträgt (die Adresse eines Webhooks, ein Kanal bei Slack oder Teams, sein Kalender bei Cal.com), sind keine weiteren Auftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters. Der Kunde bestimmt sie, hat mit ihnen eigene Verträge und verantwortet die Übermittlung dorthin.

Offen: Anwalt: Einordnung dieser Empfänger (Weisung des Verantwortlichen, eigene Auftragsverarbeiter des Kunden) und was der Kunde dazu in seiner Datenschutzerklärung sagen muss.

4. Vertraulichkeit

Zugriff auf die Daten haben nur Personen, die ihn für den Betrieb brauchen und die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Stand der Umsetzung)

• Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS).
• Gesprächsinhalte werden nicht gespeichert; das Protokoll des Servers enthält nur Zahlen.
• Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten: Zeilenschutz in der Datenbank und zusätzlich eine Besitzprüfung in jedem Endpunkt, mit zwei Testkonten gegeneinander geprüft.
• Geheime Schlüssel liegen nur auf dem Server, nie im Browser.
• Der Assistent antwortet nur auf der Domain, für die er eingerichtet wurde.
• Eine Anfrage aus dem Chat lässt sich nur abschicken, wenn der Server sie vorher selbst signiert hat; der Empfänger steht fest in der Datenbank. Je Assistent gibt es eine Tagesgrenze für Anfragen und eine Minutengrenze für Nachrichten.
• Löschfrist für Anfragen: vom Kunden einstellbar zwischen 30 und 365 Tagen, voreingestellt 90 Tage. Abgelaufene Anfragen löscht ein Dienst in der Datenbank jede Nacht. Einzelne Anfragen kann der Kunde im Konto sofort löschen.
• Anmeldung der Kunden ohne Passwort über einen einmaligen Code oder Link per E-Mail; beide gelten 15 Minuten, der Code nur in dem Browser, der die Anmeldung begonnen hat, und höchstens für fünf Versuche.
• Das Auslesen der Kunden-Website ist gegen Zugriffe auf interne Adressen geschützt. Dasselbe gilt für Aufrufe an einen Webhook des Kunden; angenommen werden dort nur verschlüsselte Adressen.
• Aufrufe an einen Webhook tragen eine Unterschrift, mit der der Empfänger prüfen kann, dass sie vom Assistenten stammen. Das Geheimnis dafür sieht der Kunde genau einmal.
• Der Schlüssel zum Kalender des Kunden liegt verschlüsselt in der Datenbank und wird nie wieder angezeigt. Eine Buchung lässt sich nur abschicken, wenn der Server die Zusammenfassung vorher selbst signiert hat.
• Fotos nimmt der Server nur als JPEG bis zu einer festen Größe an und legt sie in einem privaten Speicher ab; ansehen lassen sie sich nur über kurzlebige Adressen aus dem Konto.
• Weitere Personen im Konto des Kunden melden sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse an. Kaufen, kündigen, Firmendaten ändern und Zugänge vergeben kann nur der Inhaber. Ein entzogener Zugang wirkt sofort.
• Die Nachricht aufs Handy des Kunden hat keinen Inhalt; erlaubt sind als Ziel nur die Push-Dienste der Browser-Hersteller.

Offen: Anwalt und Technik: Diese Liste beschreibt den heutigen Stand. Noch nicht festgelegt sind ein Verfahren für Datensicherungen und ein schriftliches Berechtigungskonzept. Bitte festlegen, was vor dem Start nötig ist.

6. Weitere Auftragsverarbeiter

Der Kunde ist mit den Dienstleistern einverstanden, die in der Liste der Unterauftragnehmer stehen. Mit ihnen bestehen eigene Verträge zur Auftragsverarbeitung. Mehrere davon haben ihren Sitz oder ihre Muttergesellschaft außerhalb der EU, auch in den USA; die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in den Verträgen dieser Dienstleister. Die Verarbeitung durch das Sprachmodell lässt sich nicht auf die EU beschränken.

Offen: Anwalt: Frist und Form für die Ankündigung neuer Unterauftragnehmer und Widerspruchsrecht des Kunden. Prüfen, ob die Verträge der Dienstleister (Stand der Liste) für diesen Einsatz ausreichen, und ob für die Übermittlung in die USA weitere Schritte nötig sind.

7. Unterstützung des Kunden

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Kunden, wenn Besucher ihre Rechte geltend machen (Auskunft, Berichtigung, Löschung). Anfragen kann der Kunde im Konto selbst ansehen, herunterladen und einzeln löschen. Wendet sich ein Besucher direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser das Anliegen an den Kunden weiter.

8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Erfährt der Auftragsverarbeiter von einer Verletzung, die Daten des Kunden betrifft, informiert er ihn unverzüglich an die Anmelde-Adresse des Kontos und teilt mit, was bekannt ist.

9. Ende des Auftrags

Nach Ende des Abos antwortet der Assistent nicht mehr. Anfragen bleiben bis zum Ablauf ihrer Löschfrist im Konto abrufbar und werden dann gelöscht. Auf Wunsch des Kunden werden Konto und Daten früher gelöscht.

Offen: Anwalt: Fristen für die Löschung nach Vertragsende und Aufbewahrungspflichten (Rechnungen).

10. Nachweise und Kontrollen

Offen: Anwalt: Umfang der Kontrollrechte des Kunden und Form der Nachweise in einer für ein kleines Unternehmen leistbaren Fassung.

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